Ekspert fakturowania. Kurs przygotowujący do KSeF i faktur ustrukturyzowanych.

Dzień I – Faktura sprzedaży.

1. Faktura – wprowadzenie.

• Kto ma obowiązek wystawienia faktury?
• Kiedy faktura? Kiedy nota obciążeniowa? Kiedy rachunek?
• Kto pomimo sprzedaży może nie wystawiać faktur?
• Rola faktury w transakcji sprzedaży.

2. Prawidłowe określenie sprzedawcy i nabywcy. Podmiot trzeci na fakturze.

• Nazwa, adres.
• Numer NIP na fakturze.
• Kiedy faktura z „PL” i przedrostkiem zagranicznym? Kiedy bez?
• Dane oddziału na fakturze.
• Problematyka podatników zagranicznych z oddziałem w Polsce.
• Podmiot trzeci na fakturze.

3. Prawidłowa data sprzedaży na fakturze.

• Usługa rozliczana w całości.
• Usługa rozliczana w etapach.
• Usługa rozliczana w okresach rozliczeniowych.
• Usługi wykonywane przez podwykonawców.
• Data sprzedaży na refakturze.

4. Stawka VAT na fakturze.

• Stawka 0 % a stawka ZW oraz stawka NP.
• Sprzedaż zagranicę. Kiedy stawka krajowa a kiedy NP?
• Stawka VAT na refakturze.
• Symbol CN lub PKWiU dla faktury z obniżoną stawką. Czy wymagany?

5. Adnotacje na fakturze.

• Wyrazy „metoda kasowa”.
• Wyrazy „odwrotne obciążenie”.
• Wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”.
• Wyrazy „samofakturowanie”.
• Podstawa prawna zwolnienia.
• Transakcje łańcuchowe.

6. Faktury w walucie. Po jakim kursie przeliczać VAT na fakturze?

7. Terminy wystawiania faktur sprzedaży.

• Zasada ogólna.
• Wyjątki, w tym dla branży budowlanej, najmu, sprzedaży mediów.
• Faktury na żądanie.

Dzień II – Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa. Faktury korygujące. Noty korygujące. Duplikaty faktur. Faktury uproszczone.

1. Faktura zaliczkowa i faktura rozliczeniowa.

• Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
• Kiedy pomimo otrzymania zaliczki nie wystawia się faktury zaliczkowej?
• Dane obligatoryjne na fakturze zaliczkowej.
• Kilka faktur zaliczkowych do jednej transakcji.
• Faktura zaliczkowa na 100 %.
• Termin wystawienia faktury zaliczkowej.
• Uprawnienie obowiązujące od 09.2023 r. do niewystawienia faktury zaliczkowej.
• Faktura rozliczeniowa. Jakie dane powinna zawierać?
• Faktura zaliczkowa i faktura rozliczeniowa w walucie. Po jakim kursie?
• Zaliczka a dostawy częściowe.
• Zaliczka a usługi rozliczane etapami.
• Zaliczka 100 % a wydanie towarów etapami.
• Faktury zaliczkowe i rozliczeniowe a domawianie ponad pierwotne zamówienie.
• Korekta do faktury zaliczkowej.
• Korekta do faktury rozliczeniowej.

2. Faktura korygująca.

• Kiedy przepisy nakazują wystawić fakturę korygującą?
• Dane z faktury korygowanej wymagane na fakturze korygującej.
• Zbiorcze faktury korygujące. Jakie dane podawać?
• Zbiorcze faktury korygujące na plus. Czy można tak wystawić?
• Jakie dane muszą być podane przy korekcie cenowej?
• Jakie dane muszą być podane przy korekcie pozycji niecenowych?
• Faktura na złego nabywcę (NIP nieprawidłowy).
• Termin wystawienia faktury korygującej.

3. Noty korygujące.

• Podstawy do wystawienia noty korygującej.
• Dane podlegające zmianie notą korygującą.
• Akceptacja noty korygującej.
• Zmiana pełnych danych nabywcy notą korygującą? Czy to możliwe?

4. Duplikaty.

• Podstawa do wystawienia duplikatu.
• Treść duplikatu.
• Duplikat do faktury wystawionej po przejęciu/przekształceniu firmy, która wystawiła fakturę w przeszłości.
• Odliczenie VAT z duplikatu faktury.

5. Szczególne rodzaje faktur sprzedaży.

• Dokumenty niebędące fakturami uznawane za fakturę.
• Paragony fiskalne do 450 zł z NIP nabywcy.
• Zwykła faktura do faktury uproszczonej.
• Paragony powyżej kwoty 450 zł z numerem NIP.
• Korekta faktury uproszczonej.
• Korekta faktury wystawionej do paragonu.

Dzień III – Faktura jako dokument uprawniający do odliczenia VAT. KSeF cz. I

1. Faktura jako dokument pozwalający odliczyć VAT.

• Terminy odliczenia VAT.
• Przez jaki okres można zrealizować prawo do odliczenia?
• Mechanizm podzielonej płatności w odniesieniu do faktur zakupu.
• Błędna stawka VAT a prawo do odliczenia.
• Inne błędy na fakturze a prawo do odliczenia VAT.
• Faktura niezgodna z rzeczywistością a prawo do odliczenia.
• Faktura stwierdzająca czynności, które nie zostały dokonane.
• Odliczanie VAT od usług noclegowych po zmianach 2021.
• Usługi gastronomiczne i cateringowe.

2. Wprowadzenie do KSeF.

• Czym jest faktura ustrukturyzowana?
• Różnica pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a fakturą elektroniczną oraz fakturą.
• Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jak będzie działał?
• Aktualny stan prawny. Co jest uchwalone? Na jakie akty czekamy? Terminy wejścia w życie KSeF.

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy.

• Kto ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF?
• Od kiedy należy wystawiać w KSeF faktury sprzedaży?
• Od kiedy należy odbierać przez KSeF faktury zakupu?
• Przepisy przejściowe.
• Sprzedaż przed KSeF fakturowana w KSeF.
• Faktura przed KSeF do sprzedaży w KSeF.
• Korekta w KSeF do sprzedaży poza KSeF.
• Trwałe wyłączenia z KSeF.
• Czasowe wyłączenia z KSeF.
• e-Faktury w firmach zagranicznych.
• Szczególne typy faktur a KSeF.
• Paragony z NIP do 450 zł.
• Faktury z kasy fiskalnej.
• Noty korygujące.
• Duplikaty
• Faktury VAT RR.

4. Wysyłanie i odbieranie faktur w KSeF.

• Obowiązek nadania uprawnień dla zarządu i pracowników.
• Jaką opcję nadawania uprawnień wybrać?
• Wysyłanie faktur do KSeF.
• UPO jako dowód wysłania faktury do KSeF.
• Odbiór faktury z KSeF.
• Zagrożenia w obszarze faktur zakupu.
• Powiązanie zakupu dokonanego przez pracownika z fakturą przychodzącą z KSeF.
• Faktura wystawiona dla firmy przez pomyłkę.
• Faktura celowo pobrana na daną firmę (spam).
• Co zrobić z fakturą niezasadną odebraną z KSeF?
• Jak usprawnić obieg faktur zakupowych?
• Czy będzie trzeba podpisywać aneksy z kontrahentami

5. Jakie dokumenty mogą funkcjonować poza KSeF?

• Faktury pro forma a KSeF?
• Faktury zaliczkowe a KSeF?
• Noty księgowe a KseF?
• Faktury wewnętrzne a KSeF.
• Załączniki do faktur a KSeF.
• Faktura ustrukturyzowana – czy trzeba / można dodatkowo przesłać e-mailem.
• Faktury za WDT/eksport towarów i usługi dla zagranicznych odbiorców.
• Kody QR na wizualizacjach faktur.

6. Jak wdrożyć KSeF w swojej organizacji?

• Wdrożenie faktur sprzedaży.
• Wdrożenie faktur zakupowych.
• Jakie informacje przekazać pracownikom?
• Wdrożenie KSeF w biurach rachunkowych.

Dzień IV – KSeF cz. II. Zajęcia z logowaniem się do KSeF na żywo.

LOGOWANIE SIĘ DO KSEF NA ŻYWO.

1. Dostępne metody uwierzytelniania się w KSeF.

• Podpis kwalifikowany.
• Pieczęć kwalifikowana.
• ePUAP
• Jak zaloguje się właściciel JDG?
• Jak zaloguje się zarząd spółki?
• Kiedy potrzeba ZAW-FA?
• Jak zaloguje się biuro rachunkowe?

2. Nadanie uprawnień po zalogowaniu się do KSeF.

• Zakres możliwych uprawnień.
• Uprawnienia dla pracowników.
• Uprawnienia dla osób B2B.
• Uprawnienia dla biura rachunkowego.
• Uprawnienia dla nabywcy (samofakturowanie)
• Generowanie token autoryzacyjnego.

3. Dostęp do faktur z poziomu KSeF.

• Dostęp do faktur sprzedaży.
• Dostęp do faktur zakupu.
• Dostęp do faktur oddziału (jednostki wewnętrznej).
• Dostęp do faktur jako podmiot trzeci.

4. Generowanie ID wewnętrznego.
5. Pobranie i zwizualizowanie UPO.
6. Prezentacja wystawienia na żywo faktury sprzedaży w KSeF oraz faktury korygującej do tej faktury.
7. Anonimowy dostęp do faktury (bez logowania się).
8. Sprawdzanie statusu e-Faktury.
9. Data wystawienia faktury i otrzymania faktury.

• Data wystawienia (P_1).
• Data wystawienia (P_1) a data wpływu faktury do KSeF.
• Faktura z datą wystawienia 31-szy wysłana do KSeF 1-go następnego miesiąca. Która data do JPK_VAT?
• Numer KSeF. Jak go odczytywać?
• Numer KSeF w JPK_VAT.
• Faktura wysłana pomyłkowo do KSeF. Co zrobić?
• Faktura odrzucona przez KseF. Co zrobić na drugi dzień?
• Data otrzymania faktury.
• Skąd wziąć nr KSeF przy fakturach zakupowych?
• Jak liczyć termin płatności?
• Aneksowanie umów z dostawcami.

10. Płatności za faktury.

• Zmiany w przelewach MPP.
• Nr KSeF przy przelewach MPP.
• Nr KSeF przy przelewach zwykłych.
• Zbiorcze przelewy.
• Identyfikator zbiorczy.

10. Kary pieniężne.

• Za co przewidziane są kary?
• Od kiedy grożą kary?
• Kara dla spółki czy dla fakturzysty?

12. Tryb off-line (awarie).

• Zapowiedziana przerwa w KSeF.
• Niezapowiedziana przerwa w KSeF (awaria)
• Awaria u podatnika.
• Nowość. Tryb off-line na żądanie.
• Data wystawienia faktury w okresie awarii.
• Data otrzymania faktury w okresie awarii.

Dzień V – Mapowanie treści faktur do schemy FA(3).

1. Informacje wprowadzające na temat schemy FA(3).

• Jak rozpoznać pola obowiązkowe i fakultatywne?
• Rodzaje pól (znakowe, liczbowe, tekstowe, inne).
• Różnice pomiędzy schemą FA(3) a schemą FA(2).

2. Węzeł „Podmiot 1” – dane sprzedawcy.

• Prefiks „PL” – czy na każdej fakturze czy tylko na fakturach do UE.
• Adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej inny niż adres siedziby.
• Dane oddziału sprzedawcy.
• Dane kontaktowe pracownika, czy i jak można pokazać w węźle „Podmiot 1”.

3. Węzeł „Podmiot 2” – dane nabywcy.

• Faktura dla podatnika z PL – jak wypełnić węzeł „Dane Identyfikacyjne”?
• Faktura dla podatnika z UE.
• Faktura dla podatnika z spoza UE.
• Faktura dla konsumenta lub innego nie podatnika.
• Adres oddziału nabywcy – gdzie to pokazać?
• Systemowy (wewnętrzny) numer klienta.
• Faktura korygująca do sprzedaży dla spółki/działalności, której już nie ma (połączenie przekształcenie, itp.). Jak to wystawić w KSeF?
• Faktura sprzedaży na złego nabywcę. Czy można zgodzić się na prośbę nabywcy o zmianę danych na fakturze? Jak naprawić błąd?

4. Węzeł „Podmiot 3” – umieszczenie na fakturze danych podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca.

• Dane oddziału nabywcy na fakturze.
• Dane klienta finalnego na fakturze dla nabywcy-pośrednika. Uwaga na ryzyko ujawnienia tajemnicy handlowej.
• Dane oddziału sprzedawcy na fakturze.
• Dane pracownika kupującego na fakturze.
• Dane firmy faktoringowej.
• Dane jednostki organizacyjnej JST
• Dane członka grupy VAT.
• Faktura za zakup towaru na współwłasność.
• Tworzenie własnej roli dla Podmiotu 3, zgodnie z zapotrzebowaniem.

5. Rodzaj faktury – nowe pole, którego dziś nie ma w systemach.

• Które faktury oznaczać wartością „VAT”?
• Jak prawidłowo wystawić fakturę zaliczkową? Które węzły uzupełniać?
• Zaliczka a dostawy częściowe.
• Zaliczka a usługi rozliczane etapami.
• Zaliczka 100 % a wydanie towarów etapami.
• Faktury rozliczeniowe „ROZ”.
• Faktury zaliczkowe „ZAL” i rozliczeniowe „ROZ” a domawianie ponad pierwotne zamówienie. Jak to zafakturować w KSeF.
• Faktury korygujące.

6. Daty na fakturze. Kursy do przeliczenia. Które daty do JPK_VAT?

• Data wystawienia (P_1).
• Data wystawienia (P_1) a data wpływu faktury do KSeF.
• Faktura z datą wystawienia 31-szy wysłana do KSeF 1-go następnego miesiąca. Która data do JPK_VAT?
• Numer KSeF w JPK_VAT.
• Data sprzedaży (P_6).
• Pojedyncza data sprzedaży.
• Data sprzedaży jako okres rozliczeniowy.
• Wiele dat sprzedaży do faktur wielowierszowych.
• Po jakim kursie przeliczać faktury przesłane do KSeF?
• Po jakim kursie przesyłać faktury, które się nie przesłały do KSeF danego dnia.
• Po jakim kursie przeliczać faktury wystawione w okresie awarii?
• Po jakim kursie przeliczać faktury korekty?

7. Faktury korygujące.

• „Zwykła” faktura korygująca. Które pola uzupełnić?
• Faktura korygująca ustrukturyzowana do „starej” faktury sprzed KSeF.
• Faktura korygująca zbiorcza (bonusy, itp.).
• Jak sprostać wymogowi podania faktury korygowanych na zbiorczej fakturze korygującej?
• Pomyłka w adresie, nazwie (NIP prawidłowy).
• Faktura na złego nabywcę (NIP nieprawidłowy).
• Błędy w cenie, ilości. Jak wystawić korektę.
• Błędy na pozycje niecenowe. Data sprzedaży, adnotacje, itp.
• Ujmowanie faktur korygujących wystawionych w KseF. Jakie regulacje?

8. Dane dodatkowe wynikające z ustaleń biznesowych.

• Waga, wymiary,
• Kod EAN, informacja o certyfikacji,
• rok produkcji, model, marka,
• nr partii towarów, itp.
• Numer zamówienia/numer umowy.
• Informacje dotyczące transportu.
• Incotermsy
• Dłuższe adnotacje.
• W których polach można umieścić powyższe informacje?

9. Oznaczenie dotyczące płatności.

• Forma płatności.
• Termin płatności. Jakie opcje daje schema FA(3)?
• Faktura zapłacona w całości na moment wystawienia.
• Faktura zapłacona w części na moment wystawienia.
• Rachunek bankowy na fakturze.
• Skonto na fakturze.

10. Załącznik do faktury – nowy węzeł w schemie FA(3).

• Z czego się składa załącznik?
• Jak można go wykorzystać?
• Jak uzyskać zgodę na wystawianie faktur z załącznikiem?